Soal Teori Kejuruan Administrasi Perkantoran 2018

SOAL UJIAN NASIONAL

TEORI KEJURUAN OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN

1.          Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan keuangan, perangkat lunak yang tepat  digunakan adalah....

A.    Microsoft Office Word

B.     Microsoft Office Excel

C.     Microsoft Office PowerPoint

D.    Microsoft Office Tools

E.     Microsoft Office Access

2.          Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience. Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah….

A.    Microsoft Office Word.

B.     Microsoft Office Excel

C.     Microsoft Office PowerPoint

D.    Microsoft Office Tools

E.     Microsoft Office Access

3.          1.   membuat surat permohonan

2.      surat diserahkan ke bendahara

3.      didistribusikan kepada bagian yang membutuhkan

4.      diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan barang

5.      petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang

6.      meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala

7.      apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian

8.      sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji Urutan prosedur pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah….

A.    1,2,3,4,5,6,7,8

B.     2,3,4,5,6,7,8,1

C.     1,5,2,6,7,8,4,3

D.    1,2,5,6,7,8,4,3

E.     1,2,7,5,4,3,8,6

4.          Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak, maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah….

A.    Risograph

B.     Mesin stensil

C.     Mesin fotocopy

D.    Scanner

E.     Mesin offset

5.          Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci  dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-map file  yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah….

A.    Lemari

B.     Filing cabinet

C.     Laci kartu

D.    Locker

E.     Cabinet peraga

6.          1.   bukalah tutup mesin tik

2.      tekan kunci tuts pengubah

3.      gulung pita yang akan dilepaskan kesalah satu spul

4.      lepaskan pita lama dari sangkutan pemegang pita

5.      tekan beberapa tuts, sehingga v, b, dan n dempet berdiri

6.      tarik ke luar penekan pita pada spul dan angkat spul ke luar

7.      lepaskan pita dalam dari ujung pengait spul

Salah satu pemeliharaan mesin tik manual adalah melepas dan memasang pita. Berdasarkan pernyataan di atas, langkah-langkah melepas pita mesin tik manual dapat dilakukan dengan urutan….

A.    1, 2, 3, 4, 5, 6, 7

B.     2, 1, 3, 4, 5, 6, 7

C.     1, 3, 2, 5, 4, 6, 7

D.    1, 3, 2, 4, 5, 6, 7

E.     1, 4, 3, 2, 5, 6, 7

7.          Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen dalam jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan….

A.    Mesin tik

B.     Mesin fotokopi

C.     Mesin stensil

D.    Risograph

E.     Printer

8.          Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah….

A.    Menekan tombol start

B.     Menekan tombol numeric

C.     Meletakkan naskah pada kaca

D.    Menekan tombol exposure

E.     Menekan tombol off

9.          Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil, maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah….

A.    Printer dotmatriks

B.     Printer laser

C.     Printer inkjet

D.    Printer bublejet

E.     Printer laser dan inkjet

   10. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data ....

A.    Primer

B.     Sekunder

C.     Kontinu

D.    Internal

E.     Eksternal

11.       Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tahapan lagi, yaitu orginating – recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing, retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang akan diolah merupakan tahapan….

A.    Orginating-recording

B.     Clasifiying

C.     Sorting

D.    Communicating

E.     Reproducing

12.      Seorang pimpinan dari ruang kerjanya akan menyampaikan pesan kepada tenaga  administrasi kantor yang sedang bekerja di ruang lain. Media komunikasi yang tepat dipergunakan dalam proses komunikasi tersebut adalah ...

A.    Telepon

B.     Dictaphone

C.     Intercome

D.    Handphone

E.     Telepon seluler

13.      Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:

A.    Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang telepon

B.     Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

C.     Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

D.    Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon

E.     Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

14.     Ketika menerima telepon, ucapan yang sesuai dengan etika berbicara dalam menerima panggilan telepon adalah ...

A.    Selamat Pagi!, dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, ada yang bisa saya bantu?

B.     Hallo selamat pagi!, dengan siapa ini? ada yang bisa saya bantu?

C.     Selamat Pagi! dengan siapa ini?, saya Anita, apakah perlu bantuan?

D.    Hallo selamat pagi! dengan Anita dari PT. Gemah Ripah, apakah ada yang perlu dibantu?

E.     Selamat pagi!, perkenalkan saya Anita sekretaris PT. Gemah Ripah, ada yang bisa saya bantu?

15.      Sebagai seorang penerima telepon, ketika ada penelepon yang menanyakan pimpinan dan pada saat itu pimpinan sedang tidak berada di kantor, maka yang akan Anda katakan adalah….

A.    Bagaimana kalau nanti kami telepon Bapak kembali?

B.     Bapak sedang keluar

C.     Bapak sedang tidak ada

D.    Maaf, Bapak….tidak dapat diganggu

E.     Bapak sedang tidak ada, boleh saya tahu nama bapak?

16.      K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja adalah ...

A.    Setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan pekerjaan

B.     Setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya

C.     Setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien

D.    Setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya

E.     Untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan kerja

17.      Seluruh warga masyarakat berkewajiban untuk berperan dalam menjaga kelestarian lingkungan hidup. Berikut ini yang tidak termasuk peran warga masyarakat adalah ...

A.    Selalu membersihkan lingkungan rumah dan sekitarnya

B.     Menggunakan listrik dan air secukupnya

C.     Memelihara hewan yang dilindungi

D.    Membersihkan parit, selokan dan sungai

E.     Menanam tanaman disekitar rumah dan lingkungannya

18.      Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah ...

A.    SIM, KTP, akte kelahiran

B.     Akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian

C.     Curiculum vitae, C1, proposal

D.    Akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae

E.     Surat kelahiran, surat lamaran, cek

19.      Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang baik adalah ...

A.    Singkat, jelas, padat, berisi

B.     Jelas, lengkap, berbobot, sopan

C.     Jelas, lugas, menarik, sopan

D.    Singkat, padat, sopan, santun

E.     Jelas, bermakna, menarik, singkat

20.      Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ...

A.    Menyortir, membuka sampul , mengagenda

B.     Membuka sampul, mengagenda, mendisposisi

C.     Mengagenda, membaca isi, mendisposisi

D.    Menyortir, mengagenda, mendisposisi

E.     Membuka sampul, membaca surat, mengagenda

21.        Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat adalah  buku ...

A.    Agenda

B.     Verbal

C.     Kleper

D.    Ekspedisi

E.     Jurnal

22.      Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang tepat digunakan adalah ....

A.    Buku ekspedisi intern

B.     Stop map folio

C.     Lembar disposisi

D.    Map snelhecter

E.     Buku ekspedisi ekstern

23.      Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah dengan….

A.    Masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Attachment

B.     Masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Draft

C.     Masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Inbox

D.    Masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Sent

E.     Masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail – klik Trash

24.      Suatu perusahaan yang begerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ....

A.    Abjad

B.     Masalah

C.     Nomor

D.    Tanggal

E.     Wilayah

25.      Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat tersebut akan disimpan menurut sistem nomor ...

A.    Decimal dewey

B.     Terminal digit

C.     Buku arsip

D.    Klasifikasi

E.     Buku agenda

26.      Dari gambar berikut ini yang termasuk peralatan penyimpanan arsip dinamis secara vertikal adalah ...

      

   

 

27.      Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang disediakan adalah ...

A.    10.000 buah

B.     buah

C.     100 buah

D.    50 buah

E.     10 buah

28.      Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ...

A.    Undangan rapat

B.     Daftar hadir peserta

C.     Agenda rapat

D.    Makalah

E.     Notula rapat

29.      Untuk penyelengaraa rapat yang baik harus memenuhi beberapa  persyaratan. Berikut ini yang tidak termasuk syarat rapat yang baik adalah ...

A.    Suasana terbuka

B.     Tidak ada monopoli

C.     Partisipasi aktif dari peserta

D.    Selalu dalam pengawasan pimpinan

E.     Perdebatan berdasarkan argumentasi

30.      Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat, pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ...

A.    Lingkaran

B.     Persegi empat

C.     Huruf U

D.    Workshop

E.     Klasikal

31.      Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula adalah…..

A.    Ditulis namanya

B.     Ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan

C.     Ditulis nama peserta yang bersangkutan

D.    Dibuat daftar hadir dan dilampirkan

E.     Ditulis jumlah dan nama peserta

 32.    Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi menerapkan prinsip…

A.    Pembagian kerja

B.     Pendelegasian wewenang

C.     Tingkat pengawasan

D.    Kesatuan perintah

E.     Koordinasi

33.      Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi adalah….

A.    Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan

B.     Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

C.     Mempercepat perkembangan organisasi

D.    Memberikan pelayanan terhadap staf

E.     Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif

34.      ”If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer” maksudnya “apabila pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaska”. Oleh karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan pelanggan internal adalah…

A.    Memperoleh pelayanan yang sesuai

B.     Pelayanan yang cepat dan tepat

C.     Mendapatkan pelayanan yang adil

D.    Mendapatkan pelayanan yang ramah

E.     Perlakuan terhadap pegawai secara adil

35.      Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak perlu diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah…

A.    Rambut panjang diikat atau disanggul

B.     Tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris

C.     Menggunakan make up secara sederhana

D.    Badan selalu bersih dan tampak segar

E.     Mengenakan pakaian sesuai selera

36.       Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu atau pelanggan, yaitu….

A.    Kontak mata secara langsung

B.     Tatapan mata bersahabat

C.     Tatapan mata kosong

D.    Tatapan mata disertai senyuman

E.     Tatapan mata berbinar

37.       Pasport dinas adalah pasport untuk pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas perjalanan dinas ke luar negeri. Pasport dinas bersampul warna...

A.    Hijau

B.     Hitam

C.     Biru

D.    Coklat

E.     Merah

   

38.      

       

Berikut dokumen/ bukti transaksi berupa kwitansi :   Huruf  ( A ) pada kwitansi di atas diisi dengan….

A.    Nama orang/ perusahaan yang menerima uang

B.     Nama orang/ perusahaan yang menjual barang

C.     Nama orang/ perusahaan yang menyerahkan barang

D.    Nama orang/ perusahaan yang menyerahkan uang

E.     Nama orang/ perusahaan yang melakukan transaksi

39.        

              

Berikut terdapat 2 dokumen transaksi pada CV Makmur Jaya yang berupa kwitansi dan nota kontan Cara Penyusunan/pendokumentasian bukti transaksi di atas secara kronologis adalah ....

A.    Bukti berupa kwitansi di atas nota kontan

B.     Bukti berupa kwitansi di bawah nota kontan

C.     Nota kontan di atas kwitansi

D.    Nota kontan diletakkan sesudah kwitansi

E.     Kwitansi diletakkan sebelum nota kontan

40.       Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut disebut system….

Imprest

Fluktuasi

Rutin

Tabelaris

Tepat

 

41.        Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk memenuhi kebutuhan...

A.    Praktis

B.     Fisik

C.     Emosional

D.    Ekonomis

E.     Psikis

42.      Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu?

A.    Segera menyampaikan permohonan maaf

B.     Melayani pelanggan yang datang duluan

C.     Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu

D.    Mendengarkan keluhan pelanggan

E.     Dimohon sabar untuk menunggu giliran

43.        Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah….

A.    Mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama

B.     Menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan

C.     Menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai

D.    Mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama

E.     Menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang dilakukan.

44.      Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...

A.    500 buah

B.     400 buah

C.     365 buah

D.    265 buah

E.     100 buah

45.      Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah didasarkan pada banyaknya ....

A.    Masalah utama

B.     Masalah pembantu

C.     Masalah surat

D.    Pembagia kecil

E.     Perihal surat

46.       Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang tepat digunakan adalah….

A.    Stapler

B.     Gunting

C.     Shredder

D.    Cutter

E.     Snelhecter

47.       Dana kas kecil ditetapkan secara imprest setiap bulan sebesar Rp 1.000.000,-Selama bulan Maret terjadi transaksi sebagai berikut: Pembelian ATK Rp. 155.000,00 Membeli snack untuk tamu Rp. 90.000,00 Membayar langganan majalah Rp. 85,000,00 Membeli materai Rp. 12.000,00 Membeli karangan bunga Rp. 500.000,00 Dari data tersebut di atas, maka pengisian dana kas kecil untuk periode selanjutnya adalah....

A.    Rp 1.742.000,00

B.     Rp 742.000,00

C.     Rp 1.000.000,00

D.    Rp. 242.000,00

E.     Rp 258.000,00

48.        

             

Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut:

A.    1,2,3,4,5

B.     1,3,2,4,5

C.     4,1,2,3,5

D.    4,2,3,5,1

E.     4,1,3,2,5

49.       Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah….

A.    Gedung, mesin fotocopy dan finger print

B.     Mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil

C.     Pensil, kertas dan tinta

D.    Gedung, ruangan dan peralatan

E.     Lukisan, jam dinding, kalender

  50.   Untuk membuka atau memisah dokumen yang telah disatukan atau dihimpun dengan menggunakan stapler dapat menggunakan alat seperti pada gambar bawah ini, yaitu ….